Tätigkeiten und Erfahrung im Office Management

Im Laufe der Zeit konnte ich Erfahrung in verschiedenen Office-Bereichen sammeln, einerseits als Sekretärin in der Unterstützung und Entlastung verschiedener Vorgesetzter, andererseits als Assistentin für kleinere und größere Mitarbeiterteams in unterschiedlichen IT-Bereichen, im Groß- und Einzelhandel, in der Branche Gebäude- und Fassadenreinigung sowie in Eventmanagement und der Veranstaltungstechnik. Ich kenne die Mitarbeit im Konzernumfeld mit straff vorgegebenen Prozessen und Tools sowie auch im Klein- und Mittelbetrieb, wo man als Assistenz alleinverantwortlich für Ablauf und Organisation sorgt.
Durch ständige Fortbildung erweitere ich mein Wissen, um vielseitig einsetzbar zu bleiben. Erfahrung im Office Management, vielseitiges Interesse, IT-und Zahlen-Affinität, hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit, Ehrlichkeit, freundliches Auftreten und meine offene Art zeichnen mich aus!

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Berufsweg und Tätigkeiten

  • 10/2022 bis heute: ETS Elektrotechnik Frank Schmidt GmbH – Assistentin der Geschäftsleitung
  • 02/2021 bis heute: assincar rent GmbH – Office Management
  • 06/2021 bis 04/2022: Dr. Schilhan Holding GmbH, Buchhaltung ab 11/21, davor Front-/Backoffice
  • 03/2018 bis 12/2020: Webdesign by Anwa e.U.
  • 06/2017 bis heute: 4EVENTS GmbH, Graz – Office Management, siehe www.4events.at
  • 10/2016 bis 06/2017: Dr. Schilhan Gebäudereinigung GmbH, Graz – Assistenz der Betriebsleitung
  • 01/2016 bis 02/2017: Draxler GmbH, Groß St. Florian – Assistenz, Lohnverrechnung – geringfügig
  • 01/2013 bis 12/2015: Fidelity Information Services GmbH, Graz – kaufm. Assistentin
  • 01/2012 bis 12/2012: WAFF Arbeitsstiftung, [unit]IT Dienstleistungs GmbH & Co KG, C+P Glabischnig
  • 07/1987 bis 12/2011: Siemens AG , Wien und Graz – Assistenz, Projektassistenz
WEBDESIGN

Betriebsgründung im März 2018 ♦ Erstellung von Webseiten ♦ Webdesign mit WordPress

OFFICE MANAGEMENT

Assistenz der Geschäftsführung ♦ Angebote, Verrechnung und Korrespondenz ♦ Schnittstelle GF / Kunde / Mitarbeiter / Lohnverrechnung und Buchhaltung ♦ Fotobox und Eventtechnik ♦ DSGVO ♦ Prozessoptimierung

ASSISTENZ DER BETRIEBSLEITUNG

ISO Normen, Dokumentenpflege, Kennzahlenpflege, Prozess-Optimierung ♦ EDV-Organisation – Telefonie, Hard- und Software (Einkauf, Installation, Administration), 1st- / 2nd-level-Support ♦ SAP CRM Anwendung und Admin, Auftragswesen ♦ BMD NTCS Anwendung ♦ Zuarbeit Buchhaltung, Rechnungsprüfung ♦ Handkassa, Buchung-Vorerfassung ♦ Bestellwesen ♦ Terminkoordination ♦ Protokoll ♦ Soll-/Ist-Vergleich ♦ Analysen und Kostenverfolgung ♦ Empfang ♦ Lehrlingsbeauftragte

ASSISTENZ, LOHNVERRECHNUNG (Teilzeit)

Lohnverrechnung (RZA easy), Arbeitsrecht ♦ Korrespondenz mit Ämtern ♦ Homepage-Erstellung (WordPress)

KAUFM. ASSISTENZ UND UNTERSTÜTZUNG DER GF-ASSISTENZ

Schnittstelle zwischen Lohnverrechnung, Buchhaltung und Controlling ♦ Rechnungslegung ♦ Umsatz- und Kostenplanung ♦ Plan-/Ist-Vergleich ♦ Auslastungs- und Projektkostenverfolgung ♦ Forecast Erstellung ♦ Rückstellungsrechnung ♦ Berechnung Prämiengelder ♦ Gehaltsfreigabe, Überweisungen ♦ Statistiken und Analysen ♦ administr. Aufgaben im Bereich HR ♦ MA-Betreuung ♦ Standortorganisation ♦ Lieferantenkorrespondenz

VERTRIEBSASSISTENZ

Unterstützung in Ein- und Verkauf ♦ Reparaturabwicklung ♦ Wartungsverträge ♦ Kundenkorrespondenz ♦ Bestellungen ♦ Auftrag und Rechnungslegung in SAP ERP

ASSISTENZ BZW. PROJEKTASSISTENZ

Unterstützung verschiedener Vorgesetzter und Mitarbeiterteams ♦ Korrespondenz und Telefonie ♦ Besprechungs- und Terminkoordination in Outlook ♦ Protokollführung (MS Word) ♦ Präsentationen (MS PowerPoint) ♦ Arbeitszeitmanagement, Zeiterfassung, Monatsabschlusstätigkeiten (AZM) ♦ Reisemanagement wie Planung, Organisation und Reiseabrechnung (SAP ERP) ♦ Büroorganisation, Bestellwesen, Verwaltung (SAP ERP) ♦ Schulungskoordination, Kursanmeldungen, Organisation ♦ HR-unterstützende Tätigkeiten, Urlaubsplanung, Abwesenheiten ♦ Unterstützung in Kosten- und Projektcontrolling (MS Excel) ♦ Verrechnungsaufbereitung  (MS Excel) ♦ Analysen und Statistiken

ERFAHRUNG MIT FOLGENDEN PROGRAMMEN
  • Auftragsprogramm/Rechungslegung: bizsoft, SAP ERP, BMD 5.5 + NTCS
  • Lohnverrechnung: RZAeasy
  • Marketing, Webseiten, Social Media: WordPress, Facebook, Xing
  • Microsoft Office Pakete

Jede Programmoberfläche ist erlernbar!